Στη σημερινή εποχή που η πληροφορία χαρακτηρίζεται σαν αγαθό μεγάλης αξίας, η διαφύλαξή της και η εξασφάλιση της γρήγορης πρόσβασης σε αυτήν είναι αναγκαία προϋπόθεση απ’ όλους τους χρήστες Η/Υ. Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα τα μισά τουλάχιστον από τα αποθηκευμένα ηλεκτρονικά αρχεία των χρηστών Η/Υ δεν πρόκειται να προσπελαστούν (αναζητηθούν) ποτέ ξανά, ο δε όγκος των αρχείων αυτών αυξάνεται με ρυθμό 52% το έτος. Επίσης το e-mail έχει καθιερωθεί σαν το βασικότερο και ευκολότερο εργαλείο επικοινωνίας και ανταλλαγής αρχείων από χρήστες μεγάλων οργανισμών μέχρι και τους απλούς οικιακούς χρήστες. Οι περισσότεροι χρήστες Η/Υ θεωρούν πλέον το e-mail σημαντικό εργαλείο για τις δραστηριότητές τους. Σύμφωνα με πρόσφατες μελέτες, στο e-mail και σε άλλες εφαρμογές μηνυμάτων, αποθηκεύεται μέχρι και το 75% της πληροφορίας που είναι χρήσιμη για ένα χρήστη, ο δε όγκος των ηλεκτρονικών μηνυμάτων αυξάνεται με ρυθμό 47% το έτος.

Από τα ανωτέρω γίνεται σαφές ότι η ποσότητα της πληροφορίας σε ηλεκτρονικά αρχεία και e-mails που αποθηκεύονται τείνει να αυξάνει αλματωδώς, επιφέροντας σημαντικές δυσκολίες στη διαχείρισή της και αυξάνοντας σημαντικά το χρόνο αναζήτησης και προσπέλασης. Σε κάποιες περιπτώσεις δε η αναζήτηση ενός αρχείου είναι ανεπιτυχής.

Το Alma™ διαθέτει την τεχνολογία που χρειάζεται προκειμένου να μπορούν οι χρήστες του να ξεπερνούν με εύκολο τρόπο τα προβλήματα που δημιουργούνται από την αύξηση του όγκου των ηλεκτρονικών αρχείων και των e-mails. Το Alma™ καταρχήν αρχειοθετεί αυτόματα και εύκολα μέσα στις υποθέσεις και τα εμπλεκόμενα πρόσωπα, όλα τα ηλεκτρονικά σας έγγραφα (MS Office Word, MS Office Excel, e-mails, φωτογραφίες κ.ά.) χωρίς να αλλάζει τον τρόπο (φάκελος & όνομα αρχείου) που τα αποθηκεύατε μέχρι σήμερα στον σκληρό δίσκο του Η/Υ σας. Η αρχειοθέτηση πραγματοποιείται είτε απευθείας μέσα από το MS-OfficeWord είτε μέσα από τον MS Windows Explorer. Ειδικά για τα e-mails η αρχειοθέτηση πραγματοποιείται απευθείας μέσα από το MS-Office Outlook.

Η διαχείριση και η αναζήτηση στο Alma™ των ηλεκτρονικών σας αρχείων είναι απλή και εύκολη, αφού με την πληκτρολόγηση μερικών λέξεων κλειδιά (ολόκληρες ή μέρος αυτών - π.χ. «Διαζύγιο Προτάσεις», «Αστικό Αγωγή Αυτοκίνητο») το Alma™ ψάχνει (ανεξάρτητα από το πού είναι το φυσικό αρχείο αποθηκευμένο) σε όλα τα πεδία της βάσης δεδομένων του, όπου έχουν καταγραφεί πληροφορίες γι’ αυτά τα έγγραφα (όνομα εγγράφου, πρόσωπο, υπόθεση, είδος εγγράφου, τύπος, ημερομηνία δημιουργίας, ημερομηνία τροποποίησης, πλήρες όνομα αρχείου, συντάκτης και παρατηρήσεις) και εμφανίζει αυτόματα όλα τα έγγραφα που σε κάποιο από τα πεδία αυτά περιλαμβάνονται οι λέξεις κλειδιά. Στο Alma™ η αναζήτηση μπορεί να ψάξει και μέσα στο κείμενο των word εγγράφων και να εμφανίσει αυτόματα όλα τα έγγραφα που κάπου μέσα στο κείμενο περιλαμβάνουν τις λέξεις κλειδιά. Όταν βρεθεί το έγγραφο που ψάχνουμε, με διπλό κλικ στο όνομά του θα ανοίξει το έγγραφο αυτό για περαιτέρω επεξεργασία.

Με ένα απλό κλικ στην επιλογή «ΜΟΝΟ ΤΑ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ» το Alma™ θα σας εμφανίσει (ανεξάρτητα από το πού είναι το φυσικό αρχείο αποθηκευμένο) μόνο τα αρχεία που είναι χαρακτηρισμένα σαν υποδείγματα και επιλέγοντας συντάκτες εγγράφων στο μενού «ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΣΥΝΤΑΚΤΗ», το Alma™ θα σας εμφανίσει μόνο τα αρχεία που έχουν αρχειοθετηθεί από τους επιλεγμένους συντάκτες.

Στο Alma™ η αρχειοθέτηση και η αναζήτηση είναι εύκολη και γρήγορη, γιατί δεν χρειάζεται να θυμόμαστε πού είναι αποθηκευμένο το αρχείο που ψάχνουμε. Επίσης δεν χρειάζεται να καταφεύγουμε σε διάφορα τρικ προκειμένου να βρίσκουμε εύκολα το αρχείο που ψάχνουμε, όπως τα πολύ μεγάλα ονόματα αρχείων που περιλαμβάνουν το όνομα του πελάτη, τον τίτλο της υπόθεσης, το είδος του εγγράφου και οποιοδήποτε άλλο στοιχείο φανταστεί ο χρήστης ότι θα τον διευκολύνει στην αναζήτηση του εγγράφου. Με το Alma™ η πληροφορία διαφυλάσσεται και συγχρόνως εξασφαλίζεται η γρήγορη πρόσβαση σε αυτήν.